Aon Advisory and Solutions S.r.l. con socio unico (di seguito “Aon Advisory and Solutions”) fa parte di un ampio gruppo di società formato da Aon Italia S.r.l. (la “Holding”) e dalle società dalla stessa controllate (il “Gruppo Aon”), svolge attività nella consulenza di servizi di risk management, nella individuazione di eventi non previsti o non prevedibili, nei servizi di gestione e consulenza sul rischio, nella consulenza aziendale per la gestione delle risorse umane, nell’attività accessoria, ancillare, connessa ed inerente alla gestione dei sinistri, nel settore dell’assistenza sanitaria nonché nella consulenza, definizione e gestione di piani di flexible benefits.
Aon Advisory and Solutions dedica particolare impegno alla tutela dei Suoi dati personali. Questo impegno si riflette nel valore e nella fiducia con cui Aon Advisory and Solutions gestisce le relazioni che intercorrono con i clienti, partner commerciali e altre persone che condividono con noi i loro dati personali.
A cosa serve questa Informativa sulla privacy? Qual è l’ambito di applicazione?
La presente Informativa sulla privacy (di seguito l' “Informativa") illustra le politiche aziendali adottate da Aon Advisory and Solutions per il Trattamento dei Dati Personali (di seguito il “Trattamento”). L’Informativa si applica a tutti i dati personali che Lei ci fornisce e ai dati personali che raccogliamo da altre fonti, quali a mero titolo esemplificativo e non esaustivo i contratti e/o le convenzioni che la Sua struttura sanitaria (quale ad esempio studio odontoiatrico o fisioterapico) ha sottoscritto in convenzione o a cui ha aderito.
La presente Informativa specifica altresì i Suoi diritti in merito al Trattamento e alla tutela dei Suoi dati personali ma non determina alcun diritto o obbligo in capo ad entrambe le parti, ad eccezione di quelli già previsti in base alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali.
Resta inteso che la presente Informativa non trova applicazione nel caso di Suo utilizzo di un sito di terzi collegato a questo sito web.
Chi è responsabile per i Suoi dati?
Aon Advisory and Solutions S.r.l. con socio unico, in qualità di Titolare del Trattamento, tratterà i Suoi dati personali che raccoglie da o su di Lei per fornirLe l’attività di assistenza, supporto e consulenza in favore di una rete di strutture sanitarie specializzate e di studi odontoiatrici o fisioterapici (il “Network”) , come specificato nella presente Informativa.
Quando e come raccogliamo i Suoi dati?
Aon Advisory and Solutions, conformemente a quanto previsto dalla normativa applicabile, tratta e raccoglie i Suoi dati personali nelle seguenti circostanze:
• quando eroga servizi e prestazioni;
• quando Lei ci richiede un servizio;
• quando Lei si registra o utilizza uno dei nostri siti web o applicativi mobili;
• quando Lei partecipa ad un evento Aon;
• se Lei ci contatta per un reclamo o per sottoporre ad Aon un quesito;
• quando Lei si relaziona con Aon tramite social media;
Quali dati raccogliamo?
1. Informazioni che Lei ci fornisce
I dati personali che Lei ci fornisce vengono utilizzati da Aon Advisory and Solutions per le finalità per le quali tali informazioni sono state alla stessa comunicate, come indicato al momento della raccolta dei dati o come è evidente dal contesto della raccolta.
I dati da Lei inseriti nel portale saranno trattati al fine di usufruire della rete di strutture sanitarie specializzate e di studi odontoiatrici o fisioterapici appartenenti al Network.
Al fine di fornire i servizi sopra elencati, Aon Advisory and Solutions potrà raccogliere i Suoi dati personali quali, a titolo esemplificativo, nome e cognome e altri dati identificativi, indirizzo e-mail, indirizzo postale, codice postale, numero di telefono, numero di cellulare, prefisso, occupazione, dati del Suo conto corrente bancario, lingua utilizzata e informazioni relative alla Sua salute.
Aon Advisory and Solutions potrà altresì richiederLe eventuali Sue preferenze di contatto circa l’eventuale invio di newsletter, così come da Lei richiesto.
Aon Advisory and Solutions non raccoglierà alcun dato personale appartenente a categorie particolari a meno che ciò non vi debba essere richiesto per l’erogazione del servizio. I dati personali sensibili includono un certo numero di tipologie di dati relativi a: origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o di simile natura, appartenenza sindacale, salute fisica o mentale, dati biometrici per identificare univocamente un individuo, vita sessuale.
Nel momento in cui Lei ci fornisce dei dati personali sensibili e previo Suo consenso esplicito, Aon Advisory and Solutions potrà raccogliere, usare e divulgare tali dati a terzi interessati per le finalità descritte nella presente Informativa. Qualora Lei fornisca dati personali relativi ad altri individui come dipendenti o persone a carico è necessario ottenere il loro previo consenso prima della successiva divulgazione ad Aon Advisory and Solutions.
2. Informazioni che raccogliamo tramite siti web, applicativi mobili e social media di Aon
Ai fini della presente Informativa, il termine "sito web" include le nostre applicazioni e applicativi mobili.
Aon Advisory and Solutions potrebbe richiederLe tutte o alcune delle seguenti tipologie di dati quando Lei si registra per partecipare ad eventi, se richiede servizi, gestisce account, accede a vari contenuti e funzionalità o visita direttamente i nostri siti web. Tra queste rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
• Informazioni di contatto come nome e cognome e altri dati identificativi, indirizzo e-mail, indirizzo postale, codice postale, numero di telefono, numero di cellulare, prefisso, occupazione;
• Nome utente, password, domande per ricordare la password e risposte per reimpostare la password;
• Preferenze di contatto, quali l’eventuale invio di newsletter, così come da Lei richiesto;
• Query di ricerca;
• Informazioni di contatto su altri quando riferisce ad un amico di un determinato sito o servizio (nota: tali informazioni vengono utilizzate esclusivamente per facilitare le comunicazioni richieste); e
• Informazioni pubblicate nelle discussioni di community e altre funzionalità online interattive.
In alcuni casi, Aon Advisory and Solutions raccoglie determinate tipologie di dati automaticamente se Lei visita i nostri siti web. Le tecnologie automatizzate possono includere l'uso di registri di server web per raccogliere indirizzi IP, cookie e web beacon. Ulteriori informazioni sull'uso dei cookie sono disponibili nella nostra Informativa sui cookie.
3. Social media
Lei potrebbe entrare in contatto con Aon Advisory and Solutions attraverso siti web di social media o tramite funzionalità come plug-in o applicazioni sui siti web del Gruppo Aon che si integrano con i siti di social media. Potrebbe anche scegliere di collegarsi con Aon Advisory and Solutions tramite il Suo account a siti di social media di terzi. Quando collega il Suo account o entra in contatto con i siti del Gruppo Aon, o tramite siti, di social media di terzi, o con plug-in o applicazioni, ci permette di avere continuo accesso a determinati dati dal Suo account di social media (come ad es. nome, indirizzo e-mail, foto, compleanno, post o "like").
Se pubblica informazioni quando interagisce con i siti web del Gruppo Aon tramite siti di social media, plug-in o altre applicazioni, a seconda delle impostazioni sulla privacy, tali informazioni potrebbero diventare pubbliche su Internet. Tramite le impostazioni sulla privacy disponibili su alcuni siti di social media, Lei può controllare quali informazioni condivide. Per ulteriori informazioni su come personalizzare le impostazioni sulla privacy e su come i siti di social media di terzi gestiscono i Suoi dati personali, può consultare le guide sulla privacy, le informative sulla privacy e i termini di utilizzo.
4. Dispositivi mobili
Se accede ai siti web del Gruppo Aon dal Suo telefono cellulare o dispositivo mobile, Aon Advisory and Solutions potrà anche raccogliere l’identificazione unica del Suo dispositivo e l'indirizzo IP del dispositivo mobile, nonché informazioni sul sistema operativo del Suo dispositivo, sul gestore di telefonia mobile. Aon Advisory and Solutions potrà altresì chiederLe di acconsentire a fornire il Suo numero di telefono cellulare (ad esempio, per inviarLe delle notifiche push).
In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?
1. Svolgimento di servizi per i nostri clienti
Aon Advisory and Solutions tratta i Suoi dati personali per fornirLe l’attività di assistenza, supporto e consulenza in favore di una rete di strutture sanitarie specializzate e di studi odontoiatrici o fisioterapici appartenenti al Network erogata attraverso il portale.
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, sempre e solo per le finalità sopra descritte, a collaboratori e dipendenti di società del Gruppo Aon, ai fornitori di prodotti e servizi inclusi in questo portale, nonché ad altre società del Gruppo Aon o facenti parti della rete di partner di Aon.
2. Attività di contatto e marketing nei confronti dei nostri clienti e dei potenziali clienti
Aon Advisory and Solutions potrà trattare i dati personali dei suoi clienti e dei singoli rappresentanti dei suoi clienti aziendali anche per l’espletamento delle finalità di informazione e promozione commerciale, indagini di mercato, scopi statistici o di ricerca (ad esempio invio di newsletter, sviluppo di know-how, materiale promozionale e altre comunicazioni di marketing, inviti ad eventi).
3. Analisi dei dati
Aon Advisory and Solutions è un’azienda innovativa che si basa sullo sviluppo di prodotti e servizi sofisticati.
Aon Advisory and Solutions adotta misure volte a garantire che i Suoi diritti siano assicurati dall’uso di dati aggregati e non identificati e che i Suoi dati personali siano protetti da un utilizzo legittimo delle nostre attività.
Qualora Aon Advisory and Solutions volesse utilizzare i Suoi dati personali per uno scopo che non è compatibile con la finalità per la quale tali dati sono stati raccolti, Le chiederemo un espresso consenso.
4. Presupposto giuridico per il Trattamento dei Suoi Dati Personali
Uno dei principi fondamentali in materia di protezione dei dati personali è che ogni Trattamento sia effettuato sulla base di un valido presupposto giuridico.
Nella maggior parte dei casi, il Trattamento sarà giustificato dai seguenti presupposti giuridici:
• il Trattamento è necessario all’esecuzione del contratto in essere tra le parti o per la sottoscrizione di un nuovo contratto ai sensi dell’art. 6 co. 1 lettera. b) Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679 - di seguito “GDPR”).
In questo caso, il mancato conferimento dei dati potrebbe comportare l’impossibilità di concludere il contratto così come previsto dall’articolo 13.2 lettera e) GDPR;
• il Trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse di Aon Advisory and Solutions finalizzato all’attività di assistenza, supporto e consulenza in favore di una rete di strutture sanitarie specializzate e di studi odontoiatrici o fisioterapici appartenenti al Network erogata attraverso il portale, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore ai sensi dell’art. 6 co. 1 lettera f) GDPR; o
• il Trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale ai sensi dell’art. 6 co. 1 lettera c) GDPR.
In questo caso il conferimento dei dati è obbligatorio così come previsto dall’articolo 13.2 lettera e) GDPR.
In circostanze limitate, Aon utilizzerà l’interesse legittimo come base giuridica per elaborare i Suoi dati personali per inviarLe comunicazioni di marketing. In questo caso, Lei avrà sempre la possibilità di opporsi al trattamento così come previsto dall’articolo 21 GDPR.
Prima di raccogliere e/o utilizzare qualsiasi dato personale o dato relativo a precedenti penali, Aon Advisory and Solutions stabilirà una base giuridica che consentirà alla stessa di utilizzare tali informazioni. Tale base giuridica potrebbe essere rappresentata, a titolo esemplificativo e non esaustivo dall'accertamento, l'esercizio o la difesa da parte nostra o di terzi di un diritto in sede giudiziaria.
Raccogliamo dati da minori?
Aon Advisory and Solutions non fornisce servizi direttamente a minori ma potrebbe trattarne dati personali nella misura in cui gli stessi siano strettamente necessari per l'erogazione del servizio e soltanto se condivisi consapevolmente dai genitori del minore.
Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali?
I Suoi dati personali verranno conservati fino a quando saranno necessari per le finalità rispetto alle quali erano stati originariamente raccolti o conformemente a quanto previsto dalla normativa applicabile. Aon Advisory and Solutions ha implementato misure appropriate per garantire che i Suoi dati personali vengano distrutti conformemente a quanto previsto dal GDPR.
In determinate circostanze Aon Advisory and Solutions potrà conservare i Suoi dati personali per periodi di tempo più lunghi al fine di gestire eventuali reclami o contestazioni o qualora vi sia un potenziale contenzioso che coinvolga i Suoi dati personali.
Divulghiamo i Suoi dati personali?
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, sempre e solo per le finalità sopra descritte, a collaboratori e dipendenti di società del Gruppo Aon, ai fornitori di prodotti e servizi inclusi in questo portale, nonché ad altre società del Gruppo Aon o facenti parti della rete di partner commerciali di Aon Advisory and Solutions.
Tali partner commerciali operano come separati titolari del trattamento dati e sono responsabili della propria conformità alle leggi sulla protezione dei dati. Per ulteriori informazioni, La invitiamo pertanto a fare riferimento alle singole informative sulla privacy.
A mero titolo esemplificativo i partner commerciali includono:
Partner commerciali
• Prodotti bancari e finanziari - agenzie di credito e segnalazione frodi, agenzie di recupero crediti, compagnie di assicurazione e riassicurazione, organizzazioni di fondi gestiti per la pianificazione finanziaria, prodotti di investimento, trustee o servizi di custodia in cui Lei investe;
• Brokeraggio assicurativo e prodotti assicurativi - compagnie di assicurazione e riassicurazione, altri intermediari assicurativi, agenzie di riferimento assicurativo, fornitori di servizi medici, agenzie di rilevamento frodi, nostri consulenti quali periti liquidatori, avvocati e commercialisti e altri soggetti coinvolti nel processo di gestione dei sinistri.
Fornitori autorizzati di servizi
Aon Advisory and Solutions potrà divulgare le Sue informazioni a fornitori di servizi incaricati (come responsabili del trattamento) per eseguire servizi per conto di Aon Advisory and Solutions (sia in relazione ai servizi prestati ai nostri clienti, sia alle informazioni che utilizziamo per i nostri scopi, come attività di marketing). Questi fornitori di servizi non possono, per contratto, utilizzare o divulgare informazioni salvo se ciò dovesse essere necessario per eseguire servizi per conto di Aon Advisory and Solutions o per conformarsi a requisiti legali. Queste attività potrebbero includere una qualsiasi delle attività di trattamento che svolgiamo come descritto precedentemente nella sezione, "In che modo utilizziamo i Suoi dati personali?".
A mero titolo esemplificativo i fornitori autorizzati di servizi includono:
• fornitori di servizi informatici che gestiscono i nostri sistemi IT e di back office e le reti di telecomunicazioni;
fornitori di marketing automation;
• fornitori di contact center.
• I fornitori autorizzati di servizi salvaguardano in modo appropriato i Suoi dati e le loro attività sono limitate alle finalità per cui i Suoi dati sono stati forniti.
Aon Advisory and Solutions potrà divulgare i Suoi dati personali nei seguenti casi (i) se richiesto dalla legge, dall’autorità giudiziaria in sede di procedimento legale civile, amministrativo o penale, norma e/o regolamento; (ii) su richiesta delle pubbliche autorità; (iii) qualora la divulgazione sia necessaria per prevenire danni fisici e/o perdita patrimoniale e/o per diritti di difesa; (iv) in connessione con un'indagine su attività illecite sospette; oppure (v) nel caso in cui Aon Advisory and Solutions fosse soggetta ad operazioni straordinarie di natura societaria, quali fusioni e/o acquisizioni.
Trasferiamo i Suoi dati personali in altre aree geografiche?
Siamo un'organizzazione globale e possiamo trasferire determinati dati personali ai nostri fornitori di servizi autorizzati o a partner commerciali che lavorano per nostro conto situati in altri paesi dell’Unione Europea o in paesi Terzi rispetto all’Unione Europea in conformità con la legge applicabile.
Ad eccezione del trasferimento dei Suoi dati personali verso le sedi del Gruppo Aon presenti sia nei Paesi dell'Unione Europea sia nei Paesi Terzi rispetto all’Unione Europea, Aon Advisory and Solutions utilizza una varietà di meccanismi legali per garantire il trasferimento al di fuori dell’Unione Europa dei Suoi dati nonché la tutela dei Suoi diritti e garanzie:
• nel caso in cui i Suoi dati personali siano trasferiti al di fuori della nostra società o a terzi (fuori dall’Unione Europea) che ci supportano nel fornire i nostri prodotti e servizi, Aon Advisory and Solutions si impegna ad ottenere dagli stessi analoghi impegni contrattuali per la protezione dei Suoi dati personali. Alcune di queste protezioni sono rappresentate da schemi di certificazione ben noti, come lo scudo UE-USA per la privacy per la protezione dei dati personali trasferiti dall'UE agli Stati Uniti, o le clausole contrattuali tipo; oppure
• nel caso in cui Aon Advisory and Solutions riceva richieste di informazioni da parte di pubbliche autorità o autorità di regolamentazione, convalidiamo attentamente queste richieste prima che dei dati personali vengano divulgati.
Esempi di paesi nei quali trasferiamo dati personali includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, Stati Uniti d'America, Regno Unito, Irlanda, Singapore, India e Filippine.
Se desidera ulteriori informazioni relative all'eventuale divulgazione di Suoi dati a paesi dell’Unione Europea o in paesi Terzi rispetto all’Unione Europea, La invitiamo a contattarci come di seguito indicato. Inoltre, Lei ha il diritto di contattarci per ulteriori informazioni sulle garanzie che abbiamo messo in atto (compresa una copia degli impegni contrattuali pertinenti, che possono essere redatti per motivi di riservatezza commerciale) per garantire un'adeguata protezione dei dati personali quando questi vengono trasferiti come sopra indicato.
Disponiamo di misure di sicurezza a protezione dei Suoi dati?
La protezione dei Suoi dati personali è importante e pertanto Aon Advisory and Solutions ha implementato appropriati standard di sicurezza fisici, tecnici e amministrativi per proteggere i Suoi dati personali da perdita, uso improprio, modifica o distruzione. Aon Advisory and Solutions protegge i Suoi dati personali da accesso, uso o divulgazione non autorizzati, utilizzando tecnologie e procedure di sicurezza, quali la cifratura e l'accesso limitato. Solo le persone autorizzate possono accedere ai dati personali e ricevono una formazione sull'importanza della protezione dei dati stessi.
Che scelte ha in relazione ai Suoi dati personali?
Aon Advisory and Solutions offre alcune scelte in merito a come comunicare con i clienti, quali dati personali ottenere su di loro e quali condividere con gli altri. Quando Lei fornisce i Suoi dati personali, laddove questi siano utilizzati per scopi di marketing, Aon Advisory and Solutions Le dà la possibilità di esprimere la Sua preferenza se desidera ricevere email promozionali, messaggi SMS, telefonate e posta. In qualsiasi momento, può scegliere di non ricevere più pubblicità inviando una comunicazione via e-mail o all'indirizzo postale come indicato di seguito nella sezione Contatti.
In che modo può aggiornare le Sue preferenze di comunicazione?
Aon Advisory and Solutions adotta misure appropriate per fornirLe comunicazioni in merito ai Suoi dati. Può aggiornare le Sue preferenze di comunicazione nei seguenti modi.
Profilo
Se ha creato un profilo o un account su uno dei nostri siti web, può aggiornare le Sue informazioni di contatto dopo aver effettuato l'accesso all'account.
Newsletter
Se ha fatto richiesta di comunicazioni elettroniche, come ad esempio una newsletter elettronica, può annullare l'iscrizione in qualsiasi momento seguendo le istruzioni incluse nella comunicazione.
Dispositivi mobili
Se non desidera più ricevere sul dispositivo mobile delle nostre notifiche push che in precedenza aveva scelto di ricevere, può gestire le Sue preferenze tramite il Suo dispositivo o le impostazioni dell'applicazione. Se non desidera più avere informazioni
Conformemente all'impegno e alla cura che AON Italia dedica alla tutela dei dati personali, La informiamo sulle modalità, finalità e ambito di comunicazione e diffusione dei Suoi dati personali e sui Suoi diritti, in conformità con quanto prescritto dall'art. 13 del D. Lgs. 196/2003 raccolte dall'applicazione mobile, può disinstallare l'applicazione utilizzando la procedura di disinstallazione disponibile sul Suo dispositivo mobile.
E-mail
Può contattarci via e-mail o all'indirizzo postale come indicato di seguito nella sezione Contatti. La invitiamo a includere le Sue informazioni di contatto correnti, i dati a cui è interessato e le modifiche richieste.
Ulteriori diritti in merito ai Suoi dati
Conformemente a quanto previsto dal GDPR, Lei è titolare di una serie di diritti con riferimento al Trattamento dei Suoi dati Personali.
Prima di divulgare i Suoi dati personali, Aon Advisory and Solutions Le potrà chiedere ulteriori informazioni. per confermare la Sua identità e per motivi di sicurezza. Inoltre, qualora la Sua richiesta fosse manifestamente eccessiva o infondata, Aon Advisory and Solutions si riserva il diritto di addebitarLe il relativo costo, se consentito dalla legge, per la presa in carico di tale Sua richiesta.
Può esercitare i Suoi diritti contattando Aon Advisory and Solutions nelle modalità di seguito indicate. Fatte salve le considerazioni legali e di altro tipo consentite, Aon Advisory and Solutions si adopererà in ogni modo ragionevole per accogliere prontamente la Sua richiesta o per informarLa nel caso in cui siano necessarie ulteriori informazioni per soddisfare tale richiesta.
Aon Advisory and Solutions potrà non essere sempre in grado di soddisfare completamente la Sua richiesta qualora, ad esempio, la società avesse un dovere di riservatezza nei confronti di altri, o nel caso in cui la società fosse legalmente autorizzata a trattare la richiesta in modo diverso.
Diritto di accesso (art. 15 GDPR)
Lei ha diritto di accedere ai dati personali che disponiamo su di Lei. Se ha creato un profilo, può accedere a tali informazioni visitando il Suo account.
Diritto di rettifica (art. 16 GDPR)
Lei ha il diritto di chiederci di correggere i Suoi dati personali laddove questi siano imprecisi o non aggiornati.
Diritto all'oblio (diritto alla cancellazione) (art. 17 GDPR)
Lei ha il diritto, in determinate circostanze, di ottenere la cancellazione dei Suoi dati personali. Questi ultimi possono ess